Quando falamos em gerenciamento de projetos, pensamos logo em administração de prazo, escopo e qualidade. Na verdade, a administração de todas estas áreas, requer do gerente de projeto uma gama de habilidades e técnicas efetivas, pois muitos elementos precisam ser coordenados. Manter um time unido e sólido, e atender as expectativas dos stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta.
Um bom plano de comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso. Na minha visão, o desenvolvimento de um bom plano de comunicação inclui alguns importantes fatores como: administração de informação, expectativas de stakeholders , conteúdo e precisão da informação.
Administração de informação
Durante todo o ciclo de vida de um projeto, são produzidas ou recebidas, uma grande quantidade de informações. A Administração desta informação é a responsabilidade do gerente de projeto. Em um plano de comunicação, devemos ter identificado de forma clara como uma informação será gerada e distribuída. Este plano deveria identificar os tipos de relatórios (relatórios formais, status do projeto, memorandos, etc.), a frequência que os relatórios serão gerados, e em que momento deverão acontecer as reuniões.
Conteúdo das informações
Após a identificação dos relatórios, devem ser documentados os elementos de dados e o nível de detalhe que cada relatório ou documento deve conter. Nesta etapa, também é importante entender que tipo de informações, os stakeholders pretendem estar recebendo. De nada adianta gerar uma curva S, com todo detalhe de trabalho realizado x planejado e enviar para o gerente de suprimentos e contratação, ou ainda gerarmos um fluxo de caixa e enviar para um supervisor de produção.
Habilidade de comunicação
A habilidade de comunicação é essencial para assegurar a compreensão de informações durante todo o ciclo devida de um projeto. Existem vários momentos ou fases que habilidade de comunicação pode e deve ser aplicada. É aplicada desde o processo de iniciação, estende-se ao plano global do projeto e de uma forma importantíssima na entrega e encerramento do projeto. Fazer com que o time do projeto saiba qual a sua responsabilidade, liderar e motivar a equipe e fazer com que os stakeholders estejam bem informados é considerado uma habilidade de comunicação.
Precisão
Independente do destino, ou do resultado que a mesma deva apresentar, a informação deve ser clara, objetiva e precisa. A tentativa de suavizar uma informação ruim, ou omitir a informação, pode acarretar uma queda do gerente de projeto. Em contrapartida, tentar enfeitar demais um resultado bom que o projeto vem apresentando, também não é interessante para um gerente. Um gerente de projeto honesto e que mostra segurança nas informações que gera, conseguirá obter de seu time a motivação necessária para o sucesso do projeto.
Expectativas de stakeholders
Estudar e entender as expectativas dos stakeholders do projeto, pode ajudar na geração de relatórios e em momentos de decisões no projeto. Conhecendo as expectativas, dos membros do time e todos stakeholders , minimiza o risco de desinformação ,frustração ou insucesso do projeto.
Comunicação e o plano global do projeto
Analisando cada uma das áreas de conhecimento de um plano global de projeto, consegui em cada uma delas, encontrar um pequeno espaço para aplicar algum tipo de habilidade ou técnica de comunicação. Por exemplo no planejamento de Escopo, para executar um bom planejamento e detalhamento do escopo de um projeto, o gerente precisa obter informações sobre o projeto. A partir da autorização de início do projeto, efetuada formalmente pelo project charter, o gerente de projeto passa a conhecer o produto que será desenvolvido, a necessidade do negócio, premissas, objetivos e restrições do projeto. A partir daí tudo envolve comunicação. É necessário obter informações precisas de quando o projeto deve iniciar, quanto ele deve custar e principalmente qual o produto e subprodutos serão gerados. Se acontecer uma descrição errada do produto, ou se no planejamento do escopo não estiver claro o que está dentro e fora do escopo, o projeto pode não ter fim. Para isto, além de aplicar todas as técnicas e habilidade de planejamento de escopo, também precisamos de uma ajuda da área de comunicação, pois precisamos adquirir informações de pessoas especializadas no desenvolvimento do produto.
Ao buscar e receber estas informações, estamos exercitando a comunicação, pois existe um emissor, um receptor e uma mensagem, que poderá ser clara ou não, isto também dependerá de que forma a mensagem está sendo enviada ou recebida, se estamos utilizando a documentação prevista no projeto e de forma eficaz. Isto se aplica a todas as áreas. Sempre que necessitamos efetuar um planejamento de escopo, prazo, custos, recursos humanos, qualidade, risco ou suprimentos, sempre existirão pessoas se comunicando. Pessoas solicitando ou recebendo informações, pessoas informando e pessoas sendo informadas. De que forma tudo isto vai acontecer? Estamos preparados para as reuniões? Conhecemos o suficiente do produto que será desenvolvido? Os prazos estão corretos? Qual o custo do projeto? Este subproduto esta no escopo do projeto? Precisamos alterar o prazo? Alterando o prazo a qualidade será mantida? E se a máquina quebrar, o projeto atrasa? Qual a posição do projeto?
