O contexto em que se desenvolvem as empresas sem dúvidas mudou. A globalização expõe cenários distintos aos habituados, ambientes pouco estáveis nos que a empresa se encontra hoje, mais que antes, afetada por sucessos que se produzem em lugares muito afastados do planeta.
Neste novo contexto, a comunicação adquire um rol fundamental como correia de transmissão da organização para seu funcionamento operativo, e sublinha sua importância como elemento construtor da identidade e da cultura. A identidade da empresa, sua personalidade, é seu ativo mais precioso porque é o único elemento que lhe permite diferenciar-se da competência. O que uma empresa comunica não é nada mais nem nada menos que o que a empresa é, as competências que a fazem forte e digna de reconhecimento.
A comunicação é uma função estratégica e apóia estruturalmente o projeto empresarial, no entanto se converte em um instrumento para a qualidade.
Isto se obterá se as mensagens fluírem adequadamente e se a arquitetura da organização estiver de acordo para obter uma comunicação que esteja integrada com seus objetivos.
Desenvolver canais para uma boa comunicação repercutirá sobre a percepção que o ambiente tem da empresa.
As empresas com melhores padrões de serviço lhe outorgam à comunicação uma importância estratégica. Comunicam-se internamente para motivar a seus empregados e mantê-los a par dos sucessos e fracassos da organização e assegurar que as metas e objetivos são bem compreendidos por todos. As comunicações internas colaboram para criar compromisso de parte de seus integrantes e a coesão dos valores que formam parte da cultura. Trata-se de colocar a disposição dos empregados aquela informação que pode ser de utilidade para sua gestão e favorecer a participação.
As comunicações externas têm como objetivo que os clientes e o ambiente compreendam o que a companhia oferece: gerar credibilidade, estar a frente das expectativas dos clientes e integrar as sugestões e idéias dos mesmos na oferta de serviço de sua organização. Desta maneira, os clientes satisfeitos se convertem em clientes comprometidos, e às pessoas comprometidas adoram falar de seus compromissos.
Para que esteja organizada, a comunicação na empresa deve ser aberta, para comunicar com o exterior; ter uma finalidade, quer dizer, deve estar vinculada a objetivos e a um plano em conjunto; deve ser multidirecional, quer dizer, de cima para baixo, de baixo para cima, transversal, interno-externo, etc.; deve estar instrumentada e valer-se de ferramentas, suporte, dispositivos e indicadores selecionados em função dos objetivos; deve estar adaptada integrando sistemas de informação administráveis e adaptados às necessidades específicas de cada setor.
Um bom plano de comunicação, deve expor-se, no início, os seguintes objetivos:
- Determinação da estratégia de comunicação.
- Definição do estilo de comunicação.
- Estabelecimento de redes internas de comunicação.
- Otimização dos recursos de comunicação próprios.
O plano, uma vez desenhado, envolve a utilização de diferentes ferramentas para ser colocado em prática, que serão escolhidas de acordo com os objetivos expostos previamente.
As comunicações devem ocupar um rol destacado no desenvolvimento da organização, devem ser a ferramenta mediante a qual a empresa expressa sua personalidade, suas fortalezas, aquilo que a faz “única e insubstituível”.
O desafio das empresas modernas é compreender que o investimento em algo “intangível” como são as comunicações devolve benefícios que embora não possa se medir em parâmetros “contáveis”, ajudam a construir as percepções que os distintos públicos (tanto internos como externos) têm de suas ações e a transmitir os valores que constituem sua medula espinhal.
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