Um plano de comunicação começa estabelecendo de forma didática as diferenças entre informação e dado. Para efeito do programa de gestão esta distinção é indispensável para dar mais objetividade a todo o processo de comunicação.
A distinção é arbitrada pelo usuário do dado ou informação. Esta orientação, embora menos acadêmica, é a mais prática e está bem sintonizada com a prioridade dada ao cliente, seja ele externo ou interno, nos programas de gestão.
Caberá ao usuário/cliente decidir o que deseja receber como informação e o que receberá como um dado. A decisão que tomar é importante para todo o processo de comunicação uma vez que informações e dados têm uma natureza dupla. Aquilo que é informação para um setor da empresa, ou para um profissional, pode ser um dado para outra e vice-versa.
Para orientar esta decisão, entretanto, é aconselhável observar algumas características das duas categorias. O que nós consideramos dados são valores, medidas, fragmentos de realidade, afirmações desestruturadas, que não autorizam conclusões lógicas, não ajudam a demonstrar uma hipótese, uma possibilidade de tendência. Falta aos dados uma estrutura, um princípio ou critério que os organize. Quando são estruturados, orientados, começam a revelar idéias e tendências, a descrever realidades – tornam-se informação... Afinal, o dado é a matéria-prima, a informação é o dado estruturado!
Dados e informações, portanto, são definidos em função de interesses e necessidades específicos. Esta é a maneira de resolver a traiçoeira ambiguidade que existe entre dado e informação. Quando adotamos a perspectiva de um departamento ou mesmo de um funcionário, reconhecemos mais facilmente suas necessidades em termos de informações e/ou dados de que precisa para suas decisões. É muito comum, diria mesmo que é a regra, na ausência de uma clara distinção entre dados e informações, afogar um funcionário ou um departamento de uma empresa com um oceano de informações/dados, apenas porque não ficou claro desde o inicio quais são as suas necessidades reais. Esta forma exaustiva é usada quando o emissor, desconhecendo exatamente o que enviar, quer ter a certeza de que o receptor encontrará o que precisa no meio do oceano de dados/informações enviado, o que sempre é muito trabalhoso e nem sempre é possível. A única verdade deste processo exaustivo é que ele atrasa as decisões, prejudica a objetividade dos processos produtivos, consome tempo e aumenta a probabilidade de erros.
O processo de comunicação associado à gestão segue o encadeamento funcional do produto. Do inicio para o fim, os dados são organizados em informação e usados para viabilizar uma fase operacional da empresa; são depois cedidos como dados para a fase seguinte, onde comporão informação de grau mais complexo.
A comunicação, como qualquer outro processo produtivo ou administrativo, tem parâmetros de gestão que precisam ser assegurados a cada passo. É preciso observar sempre a correspondência entre o que se quis comunicar e aquilo que foi entendido, entre a informação ou dado que se desejava receber e o que foi efetivamente recebido e, finalmente, verificar a identidade entre a mensagem emitida e a mensagem recebida. Verificar o quanto a informação permanece íntegra ao longo do processo.
O direito de exigir os dados/informações de que necessita e a ordem em que deseja recebê-los corresponde, para cada usuário, ao dever de especificar o que precisa receber e quando deseja receber. O sistema de comunicação, portanto, precisa começar pela definição das necessidades de cada usuário, como é o caso de qualquer outra matéria-prima.
Resumindo...
- É importante estabelecer a distinção entre informações e dados, em cada passo do processo. Esta distinção evita equívocos e aumenta a objetividade da comunicação.
- O usuário é quem decide quais as informações/dados que deseja receber e quando deseja receber. Cada uma das pessoas envolvidas no processo de comunicação, portanto, deve emitir uma lista dos documentos que precisa receber, especificando quando, como e com que frequência precisa recebê-los.
- O excesso de dados/informações atrasa as decisões, prejudica a objetividade dos processos produtivos, consome tempo e aumenta a probabilidade de erros.
- Dados e/ou informações crescem em complexidade ao longo da linha de produção.
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